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再造后督操作流程防范前台操作风险
2007-08-06 16:37:16 作者：virus800 来源：网络浏览次数：0 网友评论0条
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   ——宁波慈溪农村合作银行实施OCR会计风险控制系统情况

    一、开发实施“OCR会计业务风险控制系统”的背景

    随着宁波慈溪农村合作银行（以下简称我行）经营管理模式改革的不断深入，防范前台操作风险力度的不断加强，经营效益观念不断增强，我行原事后监督管理实施的是以支行为单位分散式的后督管理模式，在一定程度上已不适应业务发展和业务监督的要求。主要表现在：

    一是手工操作量大。以原事后监督操作要求来看，主要集中在“事后审核系统”手工录入、证账表手工核对、凭证手工装订编号等三类业务。据统计测算，我行下属各支行每日有近80人次在操作该三类手工业务。

    二是监督力度不深口径不一。后督人员在审核凭证要素是否完整、合法，表与表、表与账、表与证数据是否一致等内容时，由于各单位会计主管人员对制度理解不一、后督人员自身业务素质制约以及对工作责任心不强等因素，造成应审核的未审核，应在规定时间内可完成的而未完成，致使各单位审核程度不一样，监督力度不深，也无法选择高风险业务进行重点监督，形成一定会计核算操作风险。

    三是后督人本费用较大。据统计我行有近107名从事事后监督业务工作，如按2005年全行人均营业费用额计算综合费用额近2000万元。

    四是处罚责任难以落实到位。对后督人员所发现的前台业务差错，由于同一单位内工作人情味较重，出现差错通报、责任处罚工作都难以落实到位。

    鉴于上述原因，为加强事后监督管理工作，防范前台操作风险，根据我行经营管理逐渐向扁平化规范管理发展要求，真正落实行总部以管理服务为主、支行以业务拓展为主的工作职责，对事后监督管理提出了以行总部集中式事后监督管理模式，实施应用“OCR会计业务风险控制系统”（以下简称OCR系统），实现事后监督由逐笔监督向重点监督和注重判断分析转型，形成事后监督处理系统的综合化、集约化。

    二、我行实施OCR系统工作进度情况

    为确保OCR系统各项实施工作的顺利开展，我行通过组织、开发、测试、完善、培训、运行等六个阶段来实现OCR系统上线应用。

    1、加强组织领导。我行自年初决定开发实施OCR系统项目工程以来，成立“慈溪农村合作银行实施OCR系统项目领导小组”，全面负责本项目工程实施组织协调工作；组织论证编制实施OCR系统可行性方案；专题组织召开行长办公室，决定开发应用OCR系统；制订OCR系统实施工作方案，明确落实行总部相关职能部室的工作职责，布置了系统开发进度工作要求，确保系统的开发实施工作得以顺利开展。

    2、系统开发。经过调研提出系统开发业务需求书，并于今年2月中旬正式实施系统功能开发，经我行与软件开发商共同努力，至3月末基本完成系统功能的开发，各项功能达到预定业务需求所提出目标。经初步认定其功能种类的完整性、功能设计上的科学性等都高于同类产品。

    3、系统测试。我行从4月初开始用近一个半月时间对该系统性能进行全面测试，对全行所有营业网点的前台会计凭证逐个进行扫描录入勾对，影像凭证查阅，测试其性能的稳定和功能的完整。

    4、系统完善。我们在对OCR系统的测试过程中，也碰到了不少问题，比如中间业务流水勾对、影像凭证查阅、差错的处置等，特别会计凭证识别率问题，因为会计凭证扫描识别率的高低直接影响到后督中心扫描录入人员的配备以及工作效率，经过测试分析系统原因，对OCR系统的功能进行了进一步的完善，到上线运行前，综合识别率已达到70%到80%，其中：储蓄类凭证识别率90%到95%，对公支票识别率65%到70%，进账单识别率5%，内部自制凭证识别率10%。

    5、制度培训。我行在OCR系统的模拟运行期间，根据系统运行的特点和业务操作管理要求，着手制订了《事后监督中心业务运行管理办法》、《事后监督中心业务操作规程》、《事后监督中心业务操作流程》、《事后监督中心会计档案管理办法》、《事后监督中心岗位职责》等5个操作管理制度，明确规定了事后监督业务各个运行环节的操作要求和职责。同时为规范前台临柜业务操作行为，制订下发的《OCR系统前台临柜业务操作规范事项》。行总部分别就事后监督业务操作和前台规范业务操作，组织近8期分层次业务培训。

    6、上线运行。通过前期模拟运行、系统完善、制度制订、人员培训等准备工作，5月20日行总部选择城区二个支行进行试运行，并及时调整在试运行期间碰到的各类问题。6月22日开始分期分批上线运行，至7月上旬已全行所有营业网点已顺利上线，运行状况较好。

    三、OCR系统已实施主要功能

    “OCR会计业务风险控制系统”是依托于综合业务系统的一个外围系统，集扫描录入、自动识别、风险提示、智能检索于一体，并由风险预警系统、查阅系统和差错处置系统等子系统组织的信息管理系统。主要可实现以下功能：

    1、凭证扫描录入功能。通过高速扫描仪对前台所有的会计业务凭证进行逐份高速扫描，对扫描未识别凭证要素内容进行人工补录，系统自动生成电子影像文档进行管理。

    2、流水自动勾对功能。OCR系统对会计凭证、支付清单以及电子文档等要素采集识别，自动与综合业务系统的业务流水账勾对和提示，达到账实相符。

    3、账证自动核实功能。OCR系统通过自动对扫描录入的现金类收入、付出凭证进行归类计算，与业务系统现金收付累计量统计核对一致。同时对扫描录入的重要类重要空白凭证的领入、销号等进行自动归类计算，同样达到与综合业务系统空白凭证收付累计量进行核对一致。

    4、重点业务提示功能。OCR系统可根据我行对前台业务操作管理需求，提出需要OCR系统重点提示的业务种类，OCR系统可根据业务需求设置实现自动勾对和提示。

    5、前台风险预警提示功能。OCR系统可实现对前台柜员监控、内部结算监控、银行账户管理、存贷款业务等预警提示。

    6、电子凭证文档的系统刻盘功能。OCR系统每日对当日已生成的电子凭证文档进行归档刻盘，并按照电子光盘档案管理要求自动生成档案全引目录。

    7、电子凭证的查阅功能。OCR系统凭证查阅子系统可根据查阅人的查阅条件设置，实时提供所要查阅的电子凭证实像。

    8、差错业务的统计下载回复功能。系统对当日在事后审核过程中发现的前台差错进行自动或手工记录，下载给差错责任人的会计主管，并随时督促会计主管进行回复。

    四、实施“OCR系统”的优点

    实施“OCR系统”不仅使我行在经济效益、人员配置、劳动强度上得到改善，而且进一步防范了前台操作业务风险，保证了核算监督和风险控制工作的质量。主要从二个方面来表述：

    一方面从防范前台操作风险角度来讲主要有以下7个优点：

    1、操作管理达到统一性和规范性。一方面后督管理由以支行分散式管理模式整合为行总部集中式管理模式，减少了原先各行各做法、监督力度不深、监督面不广等现象；另一方面该系统的所有凭证影像内容的审核都按设定要求进行流水勾对、要素审核、重点监督业务提示等，在一定程度上避免了由于后督人员业务素质、工作责任性等的影响因素，达到后督操作的统一性和规范性。

    2、收付凭证与收付账务相一致。由于OCR系统索引凭证要素逐笔与倒入的综合业务系统流水记录进行自动勾对，可达到综合业务系统交易流水记录笔数与实际会计凭证笔数相一致，有效地防范了“账多证少”或“账少证多”等现象的发生。同时系统对代收、代扣等代理业务，如代发工资、代扣水电费等业务，通过对代理业务实物清单的扫描录入或电子文档的自动读入，提取相关数据要素自动与综合业务系统的相对应业务流水进行逐笔勾对，防止入账账户恶意串户。

    3、重要业务账实自动核对。由于系统能自动对当日现金收付、重要空白凭证增减等业务进行实物汇总，并与综合业务系统相关总分流水账进行自动核对，保证了当日对外现金收付、重要类凭证签发的准确性。

    4、存放往来账务勾对达到及时准确。OCR系统根据综合业务系统倒入业务流水，自动对存放联社款项账户、社内往来账户当日发生的业务进行笔笔配对，发现单边账则OCR系统自动提示，可直接索引相对应电子凭证影像，便于后督人员分析判断。同时OCR系统通过读取农业银行提供的存放款项账户电子文档数据信息，实现了存放农业银行款项账户的按月自动勾对。存放往来账务的自动勾对不但减轻会计主管人员的工作量，而且确保了业务勾对的及时性、准确性。

    5、前台重要业务的重点提示审核。一方面根据业务管理需要，可事先对前台需要监督的重点业务进行系统设置，监督人员对系统所提示的重点业务的凭证进行逐笔审核。如大额现金收付凭证、大额转账借贷凭证、汇票签发业务、挂失业务等业务，通过对电子凭证正反面的审核，确保业务的合法性和凭证的完整性；另一方面OCR系统可以随时根据本单位业务管理需要，如业务辅导、业务检查审计等监督内容需求，按需求条件在系统上进行单个设定或模糊设定，OCR系统可根据设定条件自动提示所需的业务流水和电子凭证，便于审计人员针对性审计，确保了被审计内容的齐全完整，也大大提高工作效率。

    6、可与柜面风险预警系统有机结合。由于OCR系统主要功能是对前台所有凭证进行影像电子存档，因此，对柜面风险预警系统上所提示的特殊账户挂账、跨行储蓄业务入账情况、一般存款账户取现等异常业务如涉及到凭证流水的，可直接自动调阅OCR系统上电子凭证实样，供审核人员核对。

    7、电子凭证归档及查询管理的安全性。由于OCR系统每日自动对电子凭证进行归档，并由中心机房系统管理员按日刻制一式二份光盘，实行异地存放保管，确保数据保管的安全性。同时对OCR系统的数据查询也实行分支行和行总部二级的权限管理，经核准的支行级查询人员只能查询本单位的数据信息，不能跨支行查询，行总部的管理人员根据其岗位职能授权查询全行数据信息。

    另一方面从OCR系统功能的可扩性上对我们今后业务管理带来一定的技术支撑。由于在OCR系统中已形成了完整的电子凭证影像档案，在今后的业务管理中要充分利用电子档案的资源共享，扩展OCR系统现有功能，比如对前台柜员业务量的统计、业务笔数成本的计算、存放其他商业银行账户流水的对账、相关项目电报的统计、信贷资金用途的审查、费用凭证的审查等。

    五、我行后督中心岗位设置及人员配置情况

    （一）业务工作量情况
    据统计，全行临柜正常工作日受理会计业务凭证总量约为47000张，其中附件5700张。按照目前OCR系统识别准确率计算，有近9400张会计凭证需要人工对账号、金额、借贷方向等内容的补录，所有附件需人工简单确认。

    （二）岗位设置及人员配置
   按照我行会计业务量状况，根据后督中心工作职责要求，目前共设6个岗位，配备31名员工。

    1、事后监督中心主任岗、会计主管岗、系统管理员岗、档案管理员岗各1名；

    2、扫描录入岗下设四个组，共20名。每组配5名，1名为凭证扫描员，3名为人工补录员，还有1名为专职代班员。如按照日正常扫描业务时间5.5小时计算，则每组可完成凭证扫描10000至12000张，人工处理凭证（包括附件）近3800张；

    3、重点业务监督岗配备7名。其中2名为专职代班人员。

    六、实施OCR系统的几点思考

    从目前我行OCR系统开发测试和上线运行情况来分析，对实施该系统有四点思考：

    1、人本费用与设备投入。按照我行实施集中式管理模式，在人本费用上减少额比较大。目前我行各单位从事后督业务工作人员107人，集中管理后行总部后督中心岗位人员目前配置31名，如按2005年人均费用额计算，年费用减少近1000万元。但实施OCR系统对扫描仪、计算机设备和开发应用软件集中投资相对较大，我行OCR系统实施投资总费用近285万元，其中5台扫描仪购置费175万元。因此，对于一些业务量较少，效益较差的单位，在实施系统前需考虑成本与效益和风险控制的关系。

    2、前台规范与扫描识别。OCR系统正常顺利快速运行其基础依托于凭证的扫描录入量，因此，实施该系统对前台的凭证版面设计、要素填制、盖章位置、凭证的整理等操作规范要求较高，这势必要求前台操作员工需提高相应业务素质，按规范的操作要求处理会计凭证业务。同时对会计凭证格式和前台操作要求作适当调整，对票据打印机色带、打印针的经常性维护等。

    3、电子归档与实物归档。通过OCR系统对实物凭证的扫描录入，生成完整的正反两面的电子凭证档案，进行机外刻盘实行异地存放，其功能的实现，已达到并且超过了原有实物归档的功能要求。现有的实物会计凭证主要是为了司法机关对原件查阅的需要。因此对原有会计凭证的实物归档相关处理要求应有所调整，特别是会计实物凭证的装订编号方面，可以实行简易装订归档，即不需要逐份编制凭证号码，凭证按机构、柜员装订，再归入会计档案实物管理。但是目前对电子凭证的归档和实物凭证的简易装订等要求上级部门无相应规定，需请当地档案管理部门和上级主管部门组织论证后实施。

    4、集中管理与分散管理。这主要从二个层面来思考，一是扫描录入层面，由于OCR系统支持集中式和分散式管理模式，分散式管理就是把扫描仪放置在基层管辖营业机构，由基层机构负责扫描录入，电子影像数据库集中在行总部（或联社），这一模式主要适用于营业网点业务量较少，网点位置较为偏僻，但不便于统一管理；另一层面是会计档案保管方式，对集中式管理模式来讲可根据行总部（或联社）档案存放容积条件，选择集中保管和分散保管，对分散保管主要要考虑到档案传递过程中的完整性，预防档案在传递过程中的遗失。我行根据营业网点地理位置以及业务管理要求，采用集中管理模式。
本文引用地址：http://www.hnrcc.net/study/html/content_199.html
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